Dettaglio qualifica

Descrizione: L’Operatore amministrativo-segretariale è in grado di organizzare e gestire attività di segreteria nei diversi aspetti tecnici, organizzativi e tecnologici, valutando e gestendo le priorità e le esigenze espresse.

Profili collegati - Collegabili alla figura

Sistema classificatorio ISCO: 4115 Impiegati addetti a compiti di segreteria
4121 Impiegati amministrativi e addetti alla contabilità

Sistema classificatorio ISTAT: 4.1.1.5 Personale di segreteria
4.1.2.1 Aiuto contabili ed assimilati

Sistema informativo EXCELSIOR: 2.01.01 Addetti alla segreteria e al centralino
2.01.03 Addetti alla gestione amministrativa e contabile

Sistema di codifica professioni Ministero del lavoro: 331100 Segretari, archivisti, tecnici degli affar i generali
411400 Personale di segreteria
411900 Altro personale di ufficio con compiti generali di tipo esecutivo
412100 Aiuto contabili ed assimilati

Indagine nazionale sui fabbisogni formativi OBNF: cod. 05 Operatori di segreteria

Comunicazioni acquisite, archiviate e trasmesse

Amministrazione e controllo centralino.
Acquisizione, registrazione e trasmissione di corrispondenza in entrata e in uscita.
Protocollo e archiviazione di dati e informazioni.

Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne esterne all’azienda
Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d’ufficio
Utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all’ufficio: telefono, fax, e-mail, ecc.

Documenti redatti correttamente nei contenuti e nella forma grafica

Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso comune
Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
Utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi comunicazionali definiti

Documenti contabili correttamente registrati ed archiviati

Acquisizione, archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili.
Aggiornamento di schede anagrafiche e tabelle relative a clienti, fornitori, ecc.
Compilazione cartacea ed informatica di documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture).

Adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
Applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l’ausilio di software applicativi specifici
Distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
Valutare correttezza delle transazioni economiche nella relazione con servizi e interlocutori esterni all’azienda

Riunioni ed eventi di lavoro configurati secondo i bisogni e le richieste esplicitate

Predisposizione ed aggiornamento calendario degli appuntamenti.
Predisposizione di supporti organizzativi o tecnici per la realizzazione di riunioni ed eventi.
Prenotazione biglietti di viaggio e pernottamenti.

Adottare procedure per l’organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
Definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali
Distinguere costi e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro

Caratteristiche delle attrezzature d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.).
Elementi di base della lingua inglese: grammatica, sintassi, terminologia tecnica.
Funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.).
Norme e disposizioni a tutela della sicurezza del lavoro d’ufficio.
Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale.
Principi di organizzazione e comunicazione aziendale.
Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica.
Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati.
Tecniche di time management.
Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l’elaborazione e la registrazione.

Area professionale	Titolo	Stato	Atto approvazione	Data approvazione	Atto termine	Data termine	Livello EQF
Amministrazione e controllo d’impresa	Operatore amministrativo-segretariale	Non attiva	1	27/03/2006		07/03/2011